Alles online lautet das Gebot der Stunde – aber wie? Profitieren Sie von unseren Erfahrungen bei der Umsetzung einer telematischen Beratungsplattform, die eine echte Interaktion der Teilnehmenden mit dem Moderator und untereinander ermöglicht. Diese acht Punkte helfen Ihnen bei der Auswahl einer eigenen Lösung oder beim Briefing eines Dienstleisters.

Dies ist unsere Checkliste:

1. Kein Webinar, kein Bildtelefon

Wir wollen keinen Webinar-Rundfunk (einer sendet und alle anderen empfangen). Damit scheiden Video- und Streamingplattformen aus. Ein reines ‘Bildtelefon’ ist OK, um die Familie zu sehen, aber für die Idee einer echten telematischen Beratung viel zu wenig.

2. Mehr als eine Videokonferenz - Medienviefalt

Ton und Bild der Teilnehmenden sind die Basisanforderung. Medienvielfalt hilft durch Abwechslung die Aufmerksamkeit hoch zu halten.

  • Kann der Bildschirm (nicht nur des Moderators) für andere Teilnehmende freigegeben werden?
  • Können Videos und andere Medien einfach eingebunden werden?
  • Sind Präsentation und Vortragende gleichzeitig sichtbar (gut) – oder erfolgt die Präsentation aus dem off (weniger gut)?
3. Interaktionsmöglichkeiten. Das ist die Kernanforderung.

Videotelefonie hatt die Tendenz, Teilnehmende ruhig zu stellen. Die Lösung muss also Möglichkeiten für mehr Interaktionen als sehen und gesehen werden, hören und reden bieten. Unterstützt die Lösung z.B.

  • Nicht nur einen Gruppenchat sondern auch den Austausch zwischen zwei Teilnehmenden hinter den Kulissen (Tuscheln und das Pausengespräch)?
  • Dass Teilnehmende auf sich aufmerksam machen können z.B. durch Wortmeldungen oder virtuelles Heben des Daumens?
  • Gibt es ein gemeinsames Whiteboard für Skizzen?
  • Gibt es eine einfach zu bedienende Möglichkeit, für Umfragen, Abstimmungen usw. direkt über die Plattform, ohne dass dafür weitere Dienste bemüht werden müssen?
  • Können die Teilnehmende gemeinsam Dokumente z.B. das Protokoll bearbeiten? Und verlieren sich dabei nicht aus den Augen, weil das Dokumentenfenster das Telekonferenzbild überlagert?
4. Arbeitsgruppen

Gruppen von mehr als vier oder fünf Teilnehmenden sind online schwer zu führen. In unserer Arbeit hat sich die Möglichkeit, Arbeitsgruppen bilden zu können als sehr wertvoll erwiesen. Bietet die Plattform die Möglichkeit,

  • Dass Arbeitsgruppen aus der laufenden Konferenz heraus kontrolliert gestartet und beendet werden können?
  • Dass in den Gruppen die gleichen Arbeitsmittel zur Verfügung stehen, wie im Plenum?
  • Dass Gruppenergebnisse mit dem Plenum geteilt werden können?
5. Ist die Plattform selbsterklärend und einfach zu bedienen

Oder braucht es einen zusätzlichen Techniker? Kommen die Teilnehmenden mit der Plattform und den gebotenen Möglichkeiten schnell zurecht?

6. Klientenseitig möglichst keine Voraussetzungen

Die Installation beliebiger Software auf Unternehmernsrechnern ist üblicherweise aus gutem Grund untersagt. Das Flash-Plugin und (in geringerem Umfang) Java sind für eine Vielzahl von Sicherheitslücken bekannt – oder besser berüchtigt. Klientenseitig sollte also nicht mehr als ein moderner, HTML5-fähiger Browser (Crome, Edge (Chromium-basiert) oder Firefox) notwendig sein.

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7. Unabhängig von Diensteinschränkungen

Aktuell sind viele Dienste der großen Anbieter von Einschränkungen oder sogar Unterbrechungen betroffen.

Im Augenblick führt also kein Weg am Aufbau einer eigenen Infrastruktur vorbei.

8. Datenschutz! Nicht erst seit der DSGVO wichtig.

Über eine telematische Beratungsplattform werden persönliche und vertrauliche Gespräche geführt. Derzeit ist auch das Vertrauen in einige Videokonferenzanbieter aufgrund exzessiver Datensammelei und Nutzertrackings starkt gefallen. Zurecht.

  • Bekommen alle Teilnehmenden deutlich signalisiert, wenn die Aufzeichnung gestartet wird?
  • Kann sichergestellt werden, dass ein Betrieb der Plattform datensparsam und ohne externes Tracking möglich ist?
  • Schützt die Plattform die Privatsphäre der Nutzer auch in der Konferenz? Ist z.B. sichergestellt, dass Moderator und Teilnehmende nicht Kamera oder Mikrofon anderer Teilnehmender aus der Ferne aktivieren können?

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